LA OFICINA DEL FUTURO EN LA EMPRESA DEL PRESENTE

El mundo en el que vivimos ya no es el mismo del que nos despedimos en marzo. La pandemia ha cambiado nuestra forma de entender la vida y los espacios que habitamos están destinados a cambiar con ella. Los bares han redistribuido la disposición de sus mesas, los colegios han reinventado sus aulas y las oficinas y espacios de trabajo, con la vuelta a la rutina de septiembre, están destinados a ser los siguientes en tener que adaptarse.

Mientras existen empresas que pueden alargan el teletrabajo durante las primeras semanas del mes, los nuevos espacios de oficina, locales o bancos tendrán que ser repensados hasta en los elementos más aparentemente sencillos como consecuencia de las medidas de seguridad implementadas por el gobierno, como la distancia de seguridad. La distancia que separa dos escritorios, por ejemplo, ya no podrá ser aleatoria, el sitio que ocupe alguien pasará a ser categórico y la dirección en la que fluye el viento será algo crucial.

La oficina del futuro

Hasta los meses previos a la pandemia, el objetivo de adecuación de espacios realizada por empresas como OYPA en oficinas como las de Mapfre y CaixaBank, había sido diseñar zonas de trabajo que favorecieran las dinámicas que se producían en éstas, tanto a nivel de productividad como a nivel social y comunicativo.

Ahora, sin embargo, la preocupación por la seguridad y la salud de los trabajadores pasa a ser, no solo una de las prioridades, sino la principal. Por lo tanto, empresas como OYPA se ven ante un nuevo reto: además de cumplir con las necesidades de sus clientes y sus empleados, deberán tener en cuenta las nuevas normativas a implementar para frenar y evitar los posibles efectos del covid-19.

Como respuesta a las preguntas que surgen ante este nuevo contexto, han comenzado a aparecer guías para adaptar los espacios de trabajo, como la elaborada por Actiu. En ella, la empresa ofrece pautas para que los espacios de oficina puedan volver de forma productiva y eficaz a la normalidad que conocíamos a través de la nueva normalidad.

Entre los aspectos a los que Actiu da más importancia está la densidad, tanto de personas como de mobiliario. Será necesario que las zonas de concentración (como las oficinas), las de socialización (como los comedores) y las de aprendizaje (como las salas de reuniones) utilicen el mobiliario existente y el introducido por prevención, fijo y móvil (como las pantallas), para maximizar la seguridad.

Además de reducir aforos y aumentar el número de metros cuadrados asignados para cada persona, para llevar estas medidas a cabo sugieren otras medidas como reducir el número de sillas (cuantas menos sillas, menos gente).

Instalar mamparas que separen unos escritorios que deberían alejarse entre sí, delimitar las zonas por las que los empleados pueden desplazarse o señalar los posibles puntos de cruce para evitar aglomeraciones que impidan respetar la distancia de seguridad.

Algo así como un semáforo para evitar el contacto.

Pero llevar a cabo estas medidas no es tarea sencilla por dos razones. La primera, que no es barato. Óscar Férnández, responsable en España de la consultora Cushman & Wakefield, explica que “la mayoría de empresas optan por realizar adaptaciones menores para evitar gastos, prefiriendo esperar ante la duda sobre el tiempo que se mantendrán estas restricciones o a que acabe saliendo una normativa”.

En un contexto de incertidumbre, una gran inversión en la adaptación de una oficina que termine por no cumplir la normativa podría ser un problema adicional en un panorama donde todo son inconvenientes.

Leyre Octavio de Toledo, directora de arquitectura de la consultora Savills Aguirre Newman, señala que medidas como esta dejarán la capacidad de las oficinas entre el 30% y el 50% de lo que era habitual. “Depende de las características del edificio y, en muchos casos, de los muebles”, explica. Y aunque la reducción de aforo es un objetivo ideal, la reducción drástica podría afectar el funcionamiento de ciertas empresas.

En cualquier caso, la cultura de oficina ya no podrá ser la misma. Y no solo a nivel social, sino también laboral. Teniendo en cuenta que solo un 38 % de los trabajadores españoles se siente cómodo ante la perspectiva de volver a la oficina, Actiu sugiere que las empresas implanten una dinámica de trabajo que complemente, para ciertos empleados, una labor telemática con una presencial, a través de lo que ellos definen como “Home Office”, que consiste en crear un espacio de oficina en casa con buena iluminación, ventilación y mobiliario eficiente para garantizar la alternancia de la plantilla trabajando de forma presencial.

La empresa del presente

Hasta que la incertidumbre se disipe (si es que lo hace) y la estabilidad devuelva cierta normalidad a las empresas, como motores de la economía éstas estarán forzadas a improvisar medidas de responsabilidad siempre con un objetivo en mente: la seguridad de sus empleados, ya que las labores de adecuación explicadas serán necesarias, pero no suficientes. El virus sigue con nosotros, y las medidas frente a él deben implementarse incluso si los espacios no son los idóneos.

Los protocolos de riesgos laborales, por ejemplo, un clásico de iniciación en las empresas, deberán actualizarse: los riesgos hoy no son los mismos que en enero. Los protocolos, por tanto, tampoco deberían serlo.

El gobierno ha pedido que en ellos se incluyan medidas de entrada y salida escalonadas, evitando así aglomeraciones que impidan respetar la distancia de seguridad, y garantías de poder conciliar la vida laboral con la vida familiar, sobre todo para aquellas personas que tienen hijos o familiares a su cargo, y que requieren su presencia especialmente ahora. A esto debemos sumar las nuevas nociones de limpieza adquiridas durante la pandemia. Además de la presencia de hidrogeles y mascarillas que frenen la propagación del virus, habrá que prestar especial atención al cuidado y limpieza de equipos informáticos, como los teclados, los botones de ascensor, los interruptores, las manillas de las puertas o los grifos.

Aunque pueda resultar difícil, implementar estas medidas será la única forma de seguir hacia adelante. A las empresas que han adaptado su su cultura les irá mejor en tiempos de incertidumbre, porque para trabajar en esta época donde nada es seguro, debemos poder tener la oficina del futuro en la empresa del presente.